Effiziente Mieterkommunikation

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Sie wollen für Ihre Mieter immer und überall erreichbar sein!

60 speziell wohnungswirtschaftlich ausgebildete Berater, mit Erfahrungen aus 15 Jahren Service für mehr als 300.000 Wohneinheiten von namhaften Wohnungsgesellschaften, kümmern sich 24 Stunden am Tag an allen 365 Tagen im Jahr.

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Telefon-Service

Täglich 24 Stunden Service, kompetent, hilfsbereit und freundlich.

Untersuchungen zeigen, dass 60% der Mieter das Telefon als den sprichwörtlichen Draht zu ihrer Wohnungsgesellschaft wünschen. Dabei gehen sie davon aus, dass sie immer einen kompetenten, freundlichen und hilfsbereiten Telefonpartner erreichen.

Deshalb stehen unsere Mieterbetreuer im 24-Stunden-Service an 365 Tagen im Jahr bereit.

Erreichbarkeit allein ist noch kein Qualitätsmerkmal.

Entscheidend für den Mieter und entscheidend für Ihre Kosten ist die Lösungsquote beim ersten Kontakt. Dazu braucht man gut trainierte, in der Wohnungswirtschaft erfahrene Mieterbetreuer.

Unsere Mitarbeiter wissen was ein OVM oder ein WBS ist.

Kleinreparaturen können wir direkt an Hausmeister und Handwerker weitergeben. Werden im ersten Kontakt schon viele Anliegen erledigt, wird richtig Geld gespart.

Es entstehen keine Folgeanrufe, keine Mails oder gar Briefe. Interne Bearbeitungsprozesse kommen erst gar nicht ins Rollen. Nicht zu vergessen: Es schafft zudem Mieterzufriedenheit.

Ihre Fachbereiche können sich um die wirklich wichtigen Fälle kümmern. Das ist effektiv!

Wer nur Anrufe notieren lässt, erledigt nichts, verschwendet nur Geld.

Zusammenfassung

  • Erreichbarkeit 24 Stunden – 365 Tage
  • Branchen-Know-how
  • Speziell in Mieteranliegen trainierte, erfahrene Mieterbetreuer
  • Hohe Sofort-Lösungsquote, dadurch Entlastung der Sachbearbeitung
  • Direkte Weitergabe von Kleinreparaturen an Hausmeister, Handwerker
  • Weniger interne Bearbeitungsprozesse
  • Kaum Anruf-Wiederholer, reduzierte Korrespondenz
  • Konsequente Dokumentation in der Mieterakte
  • Auswertungen wie definiert

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E-Mail-Service

Die schnelle, ausführliche Nachricht aus dem PC oder mobil.

Wer sein Anliegen schnell und einfach loswerden will, schickt eine E-Mail. Die Eingangsbestätigung kommt prompt.

Inhalte werden verschlagwortet und wandern als Ticket zur weiteren Bearbeitung ins Meldungs-Center.

Ist die Antwort einfach, so kommt die endgültige Antwort innerhalb von 24 Stunden zum Absender.

Das Medium E-Mail kann für Mieter mit eingeschränkten Sprachkenntnissen eine gute Möglichkeit sein, sich Hilfe von Nachbarn, Freunden oder Dolmetschern zu holen, ohne die eigene Privatsphäre aufzugeben.

Zusammenfassung

  • Mieter ist flexibel, kann sein Anliegen jederzeit vom Mobiltelefon, Tablet oder PC absetzen
  • Kann sich bei Sprach- oder Formulierungsschwierigkeit überall Hilfe holen
  • Erhält sofortige Eingangsbestätigung
  • Unklarheiten werden ergänzt und geklärt, bevor das Ticket im Meldungs-Center landet
  • Bei Sofortlösung wird per E-Mail innerhalb 24 Stunden geantwortet
  • Registrierung in der Historie der Mieteinheit
  • Auswertungen wie definiert

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Online-Service

Mieterportal: Selbstservice zu jeder Zeit von jedem Ort.

Es ist keine Frage mehr von Alter oder Bildungsgrad. Die elektronischen mobilen Medien sind zum festen Bestandteil unseres Lebens geworden.

Mieter bedienen sich dieser Medien häufig im Online-Handel, bei Bankgeschäften, in Vergleichsportalen, reservieren sich ihr Autokennzeichen zu jeder beliebigen Zeit. Für die Wohnungsgesellschaft, als Unternehmen in der Zeit, hat sich die Erwartungshaltung gebildet, dass man sein Anliegen gleich einfach absetzen kann. Als Kommunikationskanal wird Online an Bedeutung zunehmen.

Ersparnisse

Die Online-Maske fordert vom Mieter korrekt ausgefüllte Basis-Informationen, deren Vollständigkeit Rückfragen erübrigt und Bearbeitungszeiten verkürzt.

Die automatische Eingangsbestätigung ist die preiswerte Sofort-Antwort. Speziell trainierte Mieterbetreuer mailen zeitnah die Lösung des Anliegens, bei offenen Anliegen einen Zwischenbescheid. Anliegen wandern als Ticket in die Sachbearbeitung. Alle Vorgänge sind selbstverständlich dokumentiert.

Künftige Aktualisierungen und Ergänzungen von hinterlegten Medien sind extrem kostengünstig und schnell erledigt.

Kosten für Arbeitszeiten, Büromaterial, Druckauflagen und Versand verringern sich.

Mieterportal

Unsere Experten bauen und pflegen ein Menü, dass Ihre Mieter zur Nutzung verführt.

Alles, was der Mieter selbst erledigt, kostet die Gesellschaft danach weder Zeit noch Geld. Hinzu kommen die Selbstverständlichkeit der Jungen und die Freude der Senioren am gekonnten Umgang mit den modernen Medien.

Der Zeitgeist fördert die Tendenz zum „Lieber-gleich-selbst Machen“. Fragen, auf die man sofort eine Antwort findet, Formulare, die man sofort ausfüllt und nicht erst auf Post wartet, Hintergrundinformationen zu Spezialthemen sind Standard moderner Kunden-/Mieter-Kommunikation.

Zusammenfassung

  • Mieter zum Selbstservice anleiten
  • Immer erreichbar – 24 Stunden, 365 Tage
  • Frage-Antwort-Liste auf die 50 häufigsten Fragen eines Mieters aufrufbar
  • Mitteilungen werden „verschlagwortet“, als strukturierte Meldung im Meldungs-Center (Ticket) bearbeitet
  • Möglichkeit zum Chat
  • Sofortige Eingangsbestätigung
  • Wichtigste Formulare zum Herunterladen hinterlegt
  • Konsequente Dokumentation in der Mieterakte
  • Auswertungen wie verabredet

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Post-Service

Die konservative Variante, für zeitunkritische Anfragen.

Eingangspost ist häufig umfänglich und es kostet viel Zeit, um an den Kern der Mitteilung zu kommen. Wird der Brief verschlagwortet und fließt als strukturierte Meldung ins Meldungs-Center, so werden wertvolle Doppelarbeit und Zeit eingespart.

Der Absender erhält eine Eingangsbestätigung, einen Zwischenbescheid bei komplexen Anliegen oder gleich einen Lösungsvorschlag per Telefon oder Brief.

Der Vorgang wird konsequent in der Mieterakte dokumentiert.

Zusammenfassung

  • 1 x werktägliche Bearbeitung
  • Schnelle, standardisierte Eingangsbestätigung
  • Verschlagwortung, wird in Tickets gewandelt
  • Bearbeitung im Meldungs-Center
  • Antwortbrief bei einfachen Anliegen innerhalb 3 Arbeitstagen
  • Konsequente Dokumentation

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