Effiziente Mieterkommunikation

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Sie wollen Kontakt-Qualität zu stabilen kaufmännischen Bewirtschaftungskosten?

Was nach Hexenwerk klingt, kann längst Realität werden. Spezialisten, die mehr als telefonieren können, schaffen das. Das perfekte Zusammenspiel von „Sofort-Lösungsquote“, „Meldungs-Center“, „permanente Erreichbarkeit“ und „Mieterportal: Selbstservice“ ist Garant für stabile, sinkende Bewirtschaftungskosten.

Dafür sorgen im Einzelnen:

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eine hohe Sofort-Lösungsquote.
Hier wird Wichtiges von Banalem getrennt, das bedeutet weniger Tickets für Ihre Experten.

Vorteil:
Geringere Prozesskosten, Experten erledigen mehr wichtige Aufgaben schneller.

Hier entscheidet sich, ob ein für die Mieterkommunikation aufgewendetes Budget effizient eingesetzt wird.

Der Mieter erwartet von einem Ansprechpartner nicht nur Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit, sondern auch Verantwortlichkeit und die Lösung seines Anliegens.

Viele Anliegen lassen sich sofort abschließend beantworten andere in einen strukturierten Prozess einbinden, der dem Anrufer die Lösung seines Anliegens signalisiert.

Benchmarks haben ergeben, dass etwa 60% aller Anrufe Reparaturen oder Instandsetzung zum Thema haben. Allein hier kann man ablesen, welche enormen internen Prozesskosten eingespart werden, wenn vollständige, richtige Informationen an ausführende Bereiche gegeben werden.

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ein von uns speziell für die Wohnungswirtschaft entwickeltes CSF Meldungs-Center
für vollständige Informationen, systematische Zuordnung, saubere Dokumentation, damit Ihr Team noch effizienter arbeiten kann.

Vorteil:
Geringere Bearbeitungszeit, schnellere Erledigung, höhere Mieterzufriedenheit

Wir haben das CSF Meldungs-Center entwickelt, damit wir allen Auftraggebern, unabhängig von deren IT-Landschaft, ein Medium zur Verfügung stellen können, in dem jeweils alle Meldungen (Tickets) aus allen Kontaktkanälen in einer strukturierten Form verarbeitet werden.

Das bedeutet eine sofortige, schnelle Durchleitung an die zuständige Stelle, ein einheitliches Dokumentieren der Vorgänge sowie daraus detaillierte Auswertungen, falls gewünscht.

Aufwendige CRM-Projekte sind nicht notwendig: Wir bringen unser eigenes System mit – und wenn Sie wollen, auch einen kompletten Service-Katalog mit Gesprächs-Leitfaden.

So ersparen Sie sich die Arbeitsplatzlizenzen der Mieterbetreuer, deren Updates und Wartungskosten in den Folgejahren.

Wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Ihre Falldaten für Benchmarks mit den Daten der anderen CSF Immobilienservices-Kunden freischalten dürfen, dann partizipieren Sie selbstverständlich auch von den Vergleichen mit Ihren Kollegen. Selbstverständlich immer anonymisiert.

Zusammenfassung

  • Vollständige, strukturierte Tickets
  • Geschwindigkeit der korrekten Zustellung
  • Keine Anschaffungskosten
  • Keine Entwicklungskosten/-zeiten
  • Keine Back-up-Kosten
  • Keine Wartungskosten
  • Kostenlose Teilhabe an der Fortentwicklung
  • Keine Arbeitsplatzlizenzen der Stamm-IT
  • Detaillierte Reportings
  • Sofort einsetzbar
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eine permanente Erreichbarkeit
mit erfahrenen Mieterbetreuern, wenn Fachwissen und Kompetenz dahintersteckt. Die Aufnahme eines Anliegens allein befriedigt weder den anrufenden Mieter, noch dient es einer effizienten Erledigung.

Vorteil:
Zeit- & Geld-Ersparnis, da wenige Wiederholungskontakte, hohe Mieterzufriedenheit.

Wer um 3 Uhr morgens problemlos ein Buch bestellen kann, seinen Stromanbieter wechselt oder schlaflos eine Rechnung bezahlt, hat hohe Erwartungen an die Service-Bereitschaft seines Vermieters. Die gefühlte Erreichbarkeit ist ein wichtiger Baustein auf seiner Zufriedenheitsskala.

Lange Warteschlangen* waren vorgestern. Ansagen mit Bürozeiten oder gar einfache Besetzzeichen sind ein NO-GO!

Die Antwort für ein Unternehmen, das seine Mieter als Kunden begreift, deren Zufriedenheit etwas wert ist, das Wert auf einen guten Ruf in der Kommune legt, ist ein klares Ja zur permanenten Erreichbarkeit.

Aber:

Nur unter Einbezug aller Anstrengungen zur Steigerung der Sofort-Lösungsquote. Hier wird ein eventueller Mehraufwand für Erreichbarkeit wieder neutralisiert.

Wer sich externe Unterstützung holt und dabei lediglich auf die Anzahl der Anrufe und die Gesprächsdauer achtet, handelt fahrlässig.

*Kann montags zwischen 9 und 11 Uhr schon mal vorkommen, wenn alle Welt gleichzeitig zum Telefon greift.

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Mieterportal: Selbstservice
Sie nutzen Ihren Web-Auftritt für die aktive und passive Kommunikation mit Ihren Mietern.

Ein vielfältiges Angebot aus

  • strukturierter Meldung für jede Art Anliegen
  • Antworten auf die 50 häufigsten Fragen, die Mieter stellen
  • Erklärung der Nebenkostenabrechnung und anderen komplexen Themen
  • geben Tipps für saisonale Themen, z.B. wie verhindere ich Schimmel
  • Formularen zum Herunterladen für Mieter und Mietinteressenten

So lösen sich viele Fragezeichen schon im Vorfeld oder kommen mit den wichtigen Informationen, durch Mussfelder gesteuert, kostensparend inunserem Service-Punkt an. Dort wird die Information, so wie alle Informationen aus allen Kommunikationskanälen, systemgerecht verarbeitet und beantwortet.

Reaktionszeiten können Sie gerne mit uns verabreden.Ihr Kundenbetreuer sorgt für den Aufbau und die Aktualität der Inhalte. Sie profitieren von unseren umfangreichen Best-practice-Erfahrungen als Branchenspezialist.

Vorteil:

  • jede selbst erarbeitete Antwort verursacht keinen Aufwand
  • der Mieter erhält die benötigte Information zum für ihn idealen Zeitpunkt
  • gesteigerte Mieterzufriedenheit

Sind kaufmännische Bewirtschaftungskosten für Sie ein Thema?
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